BAB 4 PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

BAB 4  PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH  

DAN  

MEMBUAT KEPUTUSAN  

1. A. PENDAHULUAN

Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem – subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefenisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagiansistem menurut suatu urutan tertentu.
Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternative, mengevaluaasinya, memilh yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana mestinya.

1. Maksud dan tujuan

Penulisan makalah ini bermaksud membuka pemikiran para mahasiswa untuk lebih tanggap dalam menghadapi sebuah permasalahan dan mampu menyelesaikan permasalah tersebut, dan tentunya tulisan ini sangat bermanfaat bagi para mahasiswa ketika memasuki dunia kerja nantinya.

2. Ruang lingkup

Pada makalah ini penulis hanya membahas bagaimana seorang manajer perusahaan mengambil sebuah keputusan ketika terjadi sebuah permasalahan padaperusahaan yang mereka pimpin. Oleh sebab itu, maka pada makalah ini berisikanpendekatan system dalam pengambilan keputusan, struktur masalah, tahap pemecahanmasalah serta faktor manusia yang mempengaruhi pemecahan masalah.

1. B. PEMECAHAN MASALAH

Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.

Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

 C. PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja. Langkah-langkahnya adalah sbb:

1. Usaha persiapan

mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

1. Usaha definisi

mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

1. Usaha solusi

mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan. 

D. STRUKTUR MASALAH

Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

1. E. TAHAP PEMECAHAN MASALAH

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.

1. Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai system dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1. Usaha persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:

1)   Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

2)   Mengenal sistem lingkungan

3)   Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

1. Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :

1)   Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

2)   Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu

1. Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

1. F. UPAYA PERSIAPAN
2. Memendang perusahaan sebagai suatu sistem

Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.

1. Mengenal sistem lingkungan

Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.

1. Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan

Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.

  

G. UPAYA DEFINISI

Upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).

Upaya definisi mencakup dua langkah:

i.            Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.

ii.            Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.

Elemen satu = mengevaluasi standar.

1)   Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.

2)   Standar harus sah

3)   Standar harus realistis

4)   Standar harus dimengerti

5)   Standar harus terukur

Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar

Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output Sistem dengan membandingkannya dengan standar.

Elemen tiga = mengevaluasi manajemen

Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.

Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi

Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.

Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input

Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.

Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi

Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.

Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output

Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.

  

H. FAKTOR-FAKTOR PRIBADI YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH 

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :

1)      Penghindar masalah (problem avoider) Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.

2)      Pemecah masalah (problem solver) Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.

3)      Pencari masalah (problem seeker) manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :

1) Gaya teratur (preceptive style) Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.

2) Gaya menerima (receptive style) Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :

1) Gaya sistematis (systematic style) Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.

2) Gaya intuitif (intuitive style) Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.

1. I. FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

• Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

• Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.
• Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.
• Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

• Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

• Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
• Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

• Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

• Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.
• Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

J.KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat ditarik dari pembahasan makalah Pendekatan Sistem Dalam Memecahkan Masalah Dan Mengambil Keputusan adalah sebagai berikut :

1. Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorangprofesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunyatahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalammemecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

• Mengenali kontroversi

• Menimbang klaim alternative

• Membentuk penilaian

2. Pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untukmenekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

3. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajeryakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

4. Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya merekamempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah,mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

SUMBER :

http://vriyan.wordpress.com/2011/01/07/pendekatan-sistem-dalam-memecahkan-masalah-dan-membuat-keputusan/